Exercício: Ciência Agora

Caríssimos leitores, como vão?

A nossa matéria da semana é sobre um exercício proposto pelo prof. dr. André em seu blog (link do exercício: http://diplomaticaetipologia.blogspot.com.br/2012/04/ciencia-agora.html), vejam o comando e depois leiam o nosso post.

Planejamento

. Levantamento de dados sobre o DPP.

.Leitura das normas e legislações.

. Pesquisa no site.

.Busca de documentos relacionados ao DPP na Secretaria de Pós graduação em Ciência da informação.

. Descrição diplomática e tipológica dos documentos com o objetivo de mapear o arquivo e o que é produzido

Relatório de Defesa de Tese ( mestrado e doutorado)

Dados  sobre o DPP

    .  normas e estatuto relacionados

Normas –

Pode-se dizer, dentro das normatizações sobre as quais as atividades do Decanato se pautam, que devem ser observados aspectos legais de diferentes órgãos. Há a importante diretriz dada pelo Ministério da educação em uma portaria sua de 2008 (Maio/2008) cujo teor disciplinará a concessão de bolsas a estudantes – o que integra ações para apoio ao desenvolvimento do Programa de reestruturação e Expansão das Universidades Federais – ReUni - , tem-se a resolução da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) que define orientações para a divulgação na forma digital de trabalhos científicos e também a resolução do próprio CNE (ainda parte do Ministério da Educação – Câmara de Educação Superior  do Conselho Nacional de Educação do MEC), de 2007,que definirá nesta data diretrizes para cursos lato sensu – em área de especialização. Há além dessas normatizações outras várias pertinentes ao decanato e a seus assuntos.

Estatuto

     O próprio Estatuto da Universidade já promove a causa da pesquisa podendo se verificar a proposta ligada ao Decanato logo em seu Art 3° - Capítulo 1 do Estatuto da Fundação Universidade de Brasília. Em termos constituintes da normatização das atividades do próprio decano e daquelas que regem o funcionamento do decanato em si, pode-se verificar o posto, por exemplo, no artigo 25 do Estatuto da Universidade -  sobre a responsabilização conferida a decana da pós pelo Reitor da universidade – e ainda, ressaltando-se maiormente os artigo 52 e 53 que tratam mais especificamente da pesquisa , sua importância e objetivos  e o proposto no  art. 48 e 49 que trata sobre a pós graduação, já concebe-se o embasamento para o desenvolvimento das atividades na área, trabalhos estes que envolvam a participação do decanato como um todo.  O decanato se regerá pela proposta da própria Fundação para as atividades da Instituição UnB, baseando-se os trabalhos do decanato de pesquisa e pós-graduação neste estatuto da Fundação Universidade de Brasília.

Documentos a serem trabalhados no DPP

 . Relatório de Defesa de Tese ( mestrado e doutorado)

 . Formulário de prestação de contas

 . Manuais (especificamente o de orientações para a criação de cursos)

. Plano de trabalho

. Atas de reunião da CPP

. Editais

 Relatório de Defesa de Tese ( mestrado e doutorado)

Finalidade: Indicar à banca examinadora o resultado da aprovação da tese do aluno e a homologação de todo esse processo.

Tipo: Relatório de defesa de tese.

Suporte: papel

Formato: Relatório.

Forma: Original

Gênero: Textual

Função: Validar os resultados obtidos através da banca examinadora.

Sinais de Validação: Assinaturas da comissão examinadora ( todos os professores), Autenticação do presidente da comissão examinadora,  Autenticação do coordenador do curso, homologação do Decanato de Pesquisa e Pós graduação.

Conteúdo: Nome do aluno, área de concentração, matrícula, título da tese, banca examinadora  membros), resultado da avaliação da tese pela banca, assinaturas de todos os membros, presidente da banca, coordenador do curso, e homologação do decano.

Tramitação: O formulário é preenchido pelas secretarias de pós-graduação de diversos setores, onde é escolhido a banca examinadora ( que também precisa ser aprovada pelo DPP), a tese do aluno é avaliada, e posteriormente enviado ao DPP para a homologação final desse resultado, somente com esse homologação que o resultado estará confirmado.

Formulário de prestação de contas

Finalidade: prestar contas dos gastos auferidos a partir de necessidades de alunos  referente aos seus desenvolvimentos de trabalhos na área de pesquisa e pós.

Tipo: formulário de prestação de contas.

Suporte: papel

Formato: papel / formulário

Forma: originais

Gênero : textual 

Função: tem o caráter de possibilitar levantamentos de gastos, por determinado período, dos quais a instituição fez uso para as atividades a que ela, como desenvolvedora de pesquisa,  está sujeita.

Sinais de validação: o papel devendo ter a logo marca da universidade é reconhecido assim facilmente como portador de veracidade, sendo fundamentais para se observar esse caráter a assinatura das devidas autoridades além da correta disposição das informações.

Conteúdo: trará consigo os anexos que comprovarão informações diversas sobre as despesas, além de dados do beneficiário em uma relação de justificativas para os gastos e assim a justificativa formal do pedido do benefício.

Tramitação: Há documentos que terão de ser apresentados sendo estes provenientes de diversos locais. É importante falar dos anexos para compor o necessário conjunto resultante (processo) havendo trâmite anterior de parte dessa documentação. Ex: os comprovantes que tramitam da agência bancária ao decanato e desse ente da universidade, já junto com a documentação, a outros departamentos ou decanatos, aos quais competirão se for o caso, avaliar esses dados e gastos - podendo-se se citar também por exemplo recibos de passagem que deverão ser apresentados, comporão o conjunto final e terão tramitado por locais diversos.

Manuais

Finalidade : informar sobre as diretrizes a serem aplicadas por quem interessar às atividades de criação de cursos de pós-graduação.

Tipo: manual de criação de cursos de pós-graduação

Suporte: papel / Livro

Formato: livros/ meio eletrônico -  a certificar

Forma: originais

Gênero: textual / digital

Função: orientação basicamente a respeito da criação de curso de pós-graduação.

Sinais de validação: pode-se ter em mente atestar a veracidade desses manuais pelo aspecto do uso ser em site confiável da própria universidade – por estar no site, o documento é válido - além de constar, no próprio manual, nomes que identificam os setores responsáveis pelas diretrizes discutidas nele.

Conteúdo: critérios e orientações para a criação dos cursos de pós-graduação.

Tramitação: manual pode ser tramitado depois de conferido e avaliado para as respectivas universidades a quem interessar as diretrizes sobre o desenvolvimento da pós- graduação nele discutidas  e além disso, para determinados setores da UnB -  departamentos e faculdades ou a quem interessar – que são passíveis evidentemente de destino dessa documentação para o desenvolvimento de suas próprias pós-graduações.

Plano de Trabalho

Finalidade: Indicar a banca o planejamento para a execução do trabalho, tema, cronograma e resultados esperados; Organizar o trabalho.

Tipo: Plano de trabalho;

Suporte: Papel;

Formato: Formulário;

Forma: Original

Gênero: Textual;

Função: demonstrar como será organizado. Sempre informar, a quem for de competência saber, sobre as atividades previstas para algum planejamento, algum programa de desenvolvimento, por exemplo.

Sinais de validação: Logotipo da Universidade de Brasília e do Decanato de Pós Graduação, correta disposição das informações;

Conteúdo: área do conhecimento (Exatas, Humanas, Vida), Título do Projeto, Nome do, Orientador, Unidade Acadêmica/Departamento do orientador, Título do Plano de Trabalho, Nome do Aluno, Matrícula do Aluno, Introdução ao Plano de Trabalho, Metodologia do Plano de Trabalho, Resultados Esperados na Execução do Plano de Trabalho, Etapas e Cronograma de Execução do Plano de Trabalho, Referências Bibliográficas;

 Tramitação: procede para  avaliação com o objetivo de se qualificar o plano e sua execução sob aspectos diversos.

Ata de reunião de 25/2011 – análise de projetos

Finalidade: conceber as propostas , decisões e possíveis atividades (com data previstra ou não) para o desenvolvimento de algum planejamento ou modificação de algum programa ou de algo feito anteriormente, para melhorias na área de pós graduação e pesquisa.

Tipo: ata de reunião

Suporte: papel /meio digital

Formato: papel avulso quando impressa

Forma : original pelas assinaturas, se não tivesse não seria

Gênero: textual/digital

Função : informes sobre a reunião para decisões envolvidas com temas da pós

Sinais de validação: assinaturas, disposições de informações aos padrões da Universidade.

Conteúdo : informações sobre  a finalidade da reunião, e explicitamente, os componentes da discussão referente a análise de projetos em destaque.

Trâmite: sem trâmite aparente. Vinculou-se ao desenvolvimento da discussão pessoas de várias localidades mas não há indício de que o documento tramitou para fora das dependências do decanato para ser assinado.

Editais

Finalidade: informar sobre a divulgação, desenvolvimento ou implementação  de diferentes critérios, participação de entidades e aspectos de programas diversos para a sustentação da pesquisa universitária.

Tipo: Diversos. Ex: edital de fomento a pesquisa internacional, edital de bolsa para doutorado/mestrado, edital para o desenvolvimento de trabalhos de campo, entre outros.

Suporte: papel/meio digital

Formato: papel /livro

Forma: original

Gênero: textual/digital

Função: possibilitar oficialmente o início de atividades especificamente voltadas ao fomento científico, de pesquisa ou da pós-graduação em diferentes aspectos.

Sinais de validação: disposições de informações aos padrões da universidade; quando em meio digital, a validação é vinculada a sua presença no site da própria universidade.

Conteúdo : seu cabeçalho, os nomes dos responsáveis pela implementação , os responsáveis dos setores aos quais se vincula o determinado edital ou aos quais ele afeta, datas, informações legais  além de disposição de critérios específicos, entre outros.

Tramitação: a diferentes universidades, institutos ou demais faculdades, da universidade ou não, a quem possa interessar o desenvolvimento da pós graduação e da pesquisa.

Planejamento

07/04/2012 a 12/4/2012

Conhecimento maior sobre o decanato  -  legislação pertinentes ao setor Reunião para análise de dados levantados/ desenvolvimento do trabalho - aspectos de documentação e escolha de normas relevantes.  Aplicação do modelo de análise baseado no modelo SAA (análise dos caracteres SAA)nos Documentos selecionados

14/04/2012 a 15/4/2012 16/04/2012

Ler textos que ajudem na melhoria da análise feita em relação a SAA e discussão sobre  diretriz geral para o nosso setor

16/4/2012

diretriz geral para o nosso setor e se possível postagem.

17/04/2012 a 19/04/2012

Leitura de textos recomendados

com melhorias desse modelo prévio quando aplicado o nosso modelo ao setor estudado - aplicação posterior, atividade posterior

24 a 28/4

Agendamento de visita a DPP e Elaboração de questionário para visita Visita ao decanato DPP

28/4/2012

Aplicação do modelo de análise baseado no modelo SAA nos Documentos selecionados com melhorias desse modelo prévio quando aplicado o nosso modelo ao setor estudado - aplicação posterior, atividade posterior

    Atividade – diretriz e orientações ao setor

      Em termos de diretriz geral,

       o grupo vai se interessar pela associação direta dos aspectos de teoria aos fatores encontrados nas documentações e pela análise dos vínculos que tem o Decanato de Pesquisa e Pós-graduação com outras entidades dentro ou fora da universidade sendo essas as diretrizes para melhoria em relação ao estudo da documentação pertinente.

       Pode-se dizer que o grupo tentará melhorar as análises feitas pela saa usando a concepção correta dos caracteres diplomáticos no sentido de se evitar confusões feitas no site - como por exemplo a parte relacionada a determinadas declarações em  destaque que são vinculadas equivocadamente ao conteúdo e não a, com uma verdadeira análise diplomática, concepção de tipo documental.  Dessa forma se tentará o aprimoramento das análises através de, não somente aprimoramento quantitativo por meio de análise exaustiva de características diplomáticas, como também qualitativo pela real compreensão dos documentos e o que os caracteriza diplomaticamente.

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   Em termos de nossas proposições e conselhos voltados mais diretamente para o DPP e suas atividades referentes a  gestão documental que realiza

     O grupo propõe, a princípio, que o decanato tenha cuidados no sentido da conservação, da precaução contra indevidos usos de documentos, das instalações das estruturas mais próximas à documentação, do trâmite e do ponto de vista da relação de suas atividades e de outros decanatos com os documentos sob sua gestão.

     O Decanato assim como qualquer outro ente administrativo da universidade necessita de se preocupar com a documentação que produz sendo as práticas de apoio à conservação dos documentos essenciais para o seu bom funcionamento. O correto manuseio dos documentos maiormente daqueles a serem tomados sob custódia, se relaciona com essa conservação. É importante que a gestão, que a organização das atividades do setor, se baseie na adequação em relação ao local dos documentos e aos suportes que os envolvem devendo estes deixá-los estáveis em sua conservação, protegidos de forma geral.

   Deve-se pensar em outros dois pontos, tangentes a estrutura e movimentação de documento, tendo-se inclusive como foco o bom funcionamento da dinâmica de trabalho. A estrutura do setor deve ser estudada para um tratamento adequado dos documentos. O decanato deve pensar nessas estruturas como algo fundamental. Além disso, o transcurso dos documentos, como se pode observar na análise de parte de sua produção (formulários, por exemplo) que pode tramitar para outro local na própria universidade, observadas as devidas competências, deve ser verificado. As ações de envio de documento merecem especial atenção. É importante tomar cuidado com o envio como um todo. Deve o decanato observar a integridade do conjunto enviado, certificar-se sobre a garantia de que não se terá perda com a tramitação pretendida e que com as destinações para fora do setor, não se tem prejuízo para o mesmo, observando-se os bastante usados relatórios ou protocolos de envio e as cópias dos documentos e desses registros que se fizerem necessárias.

    É bom que a pós-graduação também, a princípio, observe seus materiais e aspectos de rotina e comportamento funcional.  Se seus funcionários e entes próximos de apoio como secretarias e demais setores formalmente vinculados ao DPP cooperam com as atividades deste Decanato, sendo pertinente, por exemplo, verificar se um possível acúmulo de documentos não se dá por procedimento com errônea execução ou por burocracia indevida de algum outro setor ou decanato.