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1 – Quais espécies documentais existentes no
Cedoc?
As principais espécies
documentais presentes no cedoc são:
Atos, atas, convênios, relatórios, editais,memorandos, ofícios,
pareceres,dossiês, processos, ementa, contrato, folha de freqüência, convite,protocolo,notas,
recibo, crachá,regimento, regulamento,jornais, projetos
2 – Quais as correspondentes funções de tais
espécies?
Atos: representam
diversas decisões da reitoria a respeito das questões que permeiam a
Universidade. Designam, autorizam, criam, extinguem, homologam, concedem, etc.
Atas: tem a função de
registrar pontos importantes de determinado evento. EX: Atas de reunião entre
CEDOC e reitoria, atas de reunião do corpo deliberativo do Centro , atas dos
diversos setores que são transferidos para o CEDOC.
Convênios: representam
um acordo feito entre duas partes para um objetivo mútuo.
Relatórios: Tem a função
de registrar detalhadamente e objetivamente o que foi feito fruto de atividade.
Editais: Função de
passar regras, procedimentos, avisos, de forma oficial para ser publicado.
Memorandos: Comunicações
breves com informações rápidas de forma formalizada.
Ofícios: comunicação interna entre autoridades de
diversos níveis.
Pareceres: Função de dar
a resposta de um especialista sobre algo, ou uma análise, julgamento.
Dossiês: Reunir
documentos sobre uma pessoa, ou uma coisa.
Processos: Conjunto de
documentos que se encaminham a um órgão oficial para análise, prova, etc
Ementa: Descrever o que
vai ser apresentado no semestre, como programação de aulas, separação de notas,
bibliografia usada, etc.
Contrato: Firmar um acordo entre duas pessoas,
representa a formalidade entre o mesmo.
Folha de Freqüência:
Função de registrar freqüência de servidores, bolsistas e estagiários da instituição.
Convite: Formalizar o
ato de convidar.
Protocolo: documento que acompanha outros documentos e
serve para registrar a tramitação de um documento.
Crachá: Identificar quem
trabalha e as funções que exerce ou quem transita pela instituição.
Notas: Registrar
transações, forma de comprovar que algo ( um acontecimento, compra, despesa,
etc.)
Recibo: Comprovar
recebimento de algo por meio registrado.
Regimento: Forma de
registrar regras estabelecidas e que precisam ser cumpridas por uma
instituição, evento, etc.
Regulamento: Função de registrar
normas e conjunto de regras.
Jornais: Registrar os
acontecimentos internos e externos a instituição. Comunicação.
Projetos – documento que tem a função de iniciar a execução por exemplo
das estruturais do centro e também de auxiliar nos estudo sobre mudanças
pretendidas posteriormente.
3 – Quais os tipos documentais existentes no
Cedoc?
Os tipos documentais
existentes no cedoc são: Atos da reitora, Atos do conselho Diretor, Atos do
Conselho de Administração, Atos de Coordenação, Atos de decanatos (
Administração, finanças, direito),regimento interno da Universidade, regimento
interno dos departamentos, Convênio da
FUB com instituições diversas, Pareces
da PJU,Requisição de passagens, pareces da PJU referentes a Justiça
Federal, Pareceres da PJU referentes a precatória, Preces da PJU referentes aos
processos da Justiça de Trabalho, registros de diploma, Instrução da Reitoria,
Dossiê Alfabetização Solidária, folhas de pagamento de servidor, Folhas de
freqüência de estagiário, servidor e bolsista, solicitação de requisição de
passagem, Notas fiscais, jornais de
comunicação interna da UnB, ementa de disciplinas, editais de
concurso,Pareceres da PJU de reclamações trabalhistas, notas de empenho
4 – Relacione as séries documentais do
arquivo do Cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a
teoria das 3 idades.
Fase de corrente
. Folha de pagamento de
estagiário, servidor e bolsista.
.Avaliação de Estagiário
.UnBDOC ( protocolo)
.Solicitação de serviços
e materiais
.Folha de freqüência de
estagiários, bolsistas e servidores.
.Crachás de servidores,
estagiários, bolsistas e visitantes.
.Requisição de pesquisa
, empréstimo e consulta de documentos.
Fase Intermediária
.Documentos de protocolo ( UnBDocs)
. Memorandos, ofícios.
.Convites.
.Solicitação de materiais,
passagens, serviços, etc.
. Documentos do fundo
DGP ( folha de freqüência de estagiário, servidores, prestadores de serviço;
folhas de ponto)
Fase Permanente
. Série Atos da Reitora
.Resoluções da Reitoria
.Instrução da Reitoria.
.Resoluções do Conselho
Diretor
.Resoluções do decanato
de administração e finanças.
.Resoluções e instruções
de diversos decanatos e setores da Universidade.
.Pareceres da PJU
.Convênios do SCO (
Setor de Convênio)
5 – Sugira um plano de classificação para os
documentos do Cedoc.
O Cedoc, abriga
documentos da área meio e área fim da UnB como um todo (o que inclui a área
meio e fim também do próprio Cedoc). Para tal, o Plano de Classificação deve
abrigar toda essa documentação e ter espaço para abrigar novos documentos
surgiram no futuro, visto que cada vez que a UnB se torna mais complexa na
realização de suas atividades, mais e mais documentos serão criados para
atender suas futuras demandas. Um Plano de Classificação ideal para o
Cedoc deve estar ligado a Tipologia,
assim você separa com mais detalhes a documentaçào e permite uma melhora nos
mecanismos de busca. O Plano de Classificação seria
baseado nas tipologias e seres documentais pois assim abarcaria todos os
documentos, sua organicidade e suas peculiaridades.
Como exemplo da
classificação temos:
É possível perceber que
a tipologia ( Pareceres da PJU) se
divide em duas áreas(Justiça do Trabalho e Justiça Federal) e elas por sua vez
tem suas divisões. Com essa divisão os documentos são tratados de forma a
receber uma classificação de acordo com sua função e subordinado a tipologia o
que facilitaria um tratamento das séries e dos fundos documentais de forma
geral.
6 – Que ações
arquivísticas poderiam ser implantadas no Cedoc?
Em um primeiro momento
podemos notar que o espaço físico do Cedoc é limitado, sugeriríamos um estudo
da disposição do mobiliário de forma a facilitar o acesso e o trabalho no
arquivo, além de se criar um planejamento para prevenção de sinistros. Seria interessante realizar uma campanha de
divulgação do Cedoc e sua importância junto a administração da Universidade de
Brasília, pois como notamos na pesquisa realizada pelo jornalista, o
desconhecimento em relação a própria existência do Cedoc pode ser nociva e
dificultar o desenvolvimento de atividades e até mesmo possíveis apoios e
parcerias que beneficiariam a UnB.
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