Caríssimos leitores, como vão?
A nossa matéria da semana é sobre um exercício proposto pelo prof. dr. André em seu blog (link do exercício:
http://diplomaticaetipologia.blogspot.com.br/2012/04/ciencia-agora.html), vejam o comando e depois leiam o nosso post.
Planejamento
.
Levantamento de dados sobre o DPP.
.Leitura
das normas e legislações.
.
Pesquisa no site.
.Busca
de documentos relacionados ao DPP na Secretaria de Pós graduação em Ciência da
informação.
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Descrição diplomática e tipológica dos documentos com o objetivo de mapear o
arquivo e o que é produzido
Relatório
de Defesa de Tese ( mestrado e doutorado)
Dados
sobre o DPP
. normas e estatuto relacionados
Normas –
Pode-se dizer, dentro das normatizações sobre
as quais as atividades do Decanato se pautam, que devem ser observados aspectos
legais de diferentes órgãos. Há a importante diretriz dada pelo Ministério da
educação em uma portaria sua de 2008 (Maio/2008) cujo teor disciplinará a
concessão de bolsas a estudantes – o que integra ações para apoio ao
desenvolvimento do Programa de reestruturação e Expansão das Universidades
Federais – ReUni - , tem-se a resolução da Coordenação de Aperfeiçoamento de
Pessoal de Nível Superior (CAPES) que define orientações para a divulgação na
forma digital de trabalhos científicos e também a resolução do próprio CNE
(ainda parte do Ministério da Educação – Câmara de Educação Superior do Conselho Nacional de Educação do MEC), de
2007,que definirá nesta data diretrizes para cursos lato sensu – em área de
especialização. Há além dessas normatizações outras várias pertinentes ao
decanato e a seus assuntos.
Estatuto
O
próprio Estatuto da Universidade já promove a causa da pesquisa podendo se
verificar a proposta ligada ao Decanato logo em seu Art 3° - Capítulo 1 do
Estatuto da Fundação Universidade de Brasília. Em termos constituintes da
normatização das atividades do próprio decano e daquelas que regem o
funcionamento do decanato em si, pode-se verificar o posto, por exemplo, no
artigo 25 do Estatuto da Universidade - sobre
a responsabilização conferida a decana da pós pelo Reitor da universidade – e
ainda, ressaltando-se maiormente os artigo 52 e 53 que tratam mais
especificamente da pesquisa , sua importância e objetivos e o proposto no art. 48 e 49 que trata sobre a pós graduação,
já concebe-se o embasamento para o desenvolvimento das atividades na área,
trabalhos estes que envolvam a participação do decanato como um todo. O decanato se regerá pela proposta da própria
Fundação para as atividades da Instituição UnB, baseando-se os trabalhos do
decanato de pesquisa e pós-graduação neste estatuto da Fundação Universidade de
Brasília.
Documentos a serem trabalhados no DPP
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Relatório de Defesa de Tese ( mestrado e doutorado)
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Formulário de prestação de contas
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Manuais (especificamente o de orientações para a criação de cursos)
. Plano de trabalho
. Atas de reunião da CPP
. Editais
Relatório de Defesa de Tese ( mestrado e
doutorado)
Finalidade: Indicar à banca examinadora o
resultado da aprovação da tese do aluno e a homologação de todo esse processo.
Tipo: Relatório de defesa de tese.
Suporte: papel
Formato: Relatório.
Forma: Original
Gênero: Textual
Função: Validar os resultados obtidos através
da banca examinadora.
Sinais de Validação: Assinaturas da comissão
examinadora ( todos os professores), Autenticação do presidente da comissão
examinadora, Autenticação do coordenador
do curso, homologação do Decanato de Pesquisa e Pós graduação.
Conteúdo: Nome do aluno, área de
concentração, matrícula, título da tese, banca examinadora membros), resultado da avaliação da tese pela
banca, assinaturas de todos os membros, presidente da banca, coordenador do
curso, e homologação do decano.
Tramitação: O formulário é preenchido pelas
secretarias de pós-graduação de diversos setores, onde é escolhido a banca
examinadora ( que também precisa ser aprovada pelo DPP), a tese do aluno é
avaliada, e posteriormente enviado ao DPP para a homologação final desse
resultado, somente com esse homologação que o resultado estará confirmado.
Formulário de prestação de contas
Finalidade: prestar contas dos gastos
auferidos a partir de necessidades de alunos
referente aos seus desenvolvimentos de trabalhos na área de pesquisa e
pós.
Tipo: formulário de prestação de contas.
Suporte: papel
Formato: papel / formulário
Forma: originais
Gênero : textual
Função: tem o caráter de possibilitar
levantamentos de gastos, por determinado período, dos quais a instituição fez uso
para as atividades a que ela, como desenvolvedora de pesquisa, está sujeita.
Sinais de validação: o papel devendo ter a
logo marca da universidade é reconhecido assim facilmente como portador de
veracidade, sendo fundamentais para se observar esse caráter a assinatura das
devidas autoridades além da correta disposição das informações.
Conteúdo: trará consigo os anexos que
comprovarão informações diversas sobre as despesas, além de dados do
beneficiário em uma relação de justificativas para os gastos e assim a
justificativa formal do pedido do benefício.
Tramitação: Há documentos que terão de ser
apresentados sendo estes provenientes de diversos locais. É importante falar dos
anexos para compor o necessário conjunto resultante (processo) havendo trâmite
anterior de parte dessa documentação. Ex: os comprovantes que tramitam da
agência bancária ao decanato e desse ente da universidade, já junto com a
documentação, a outros departamentos ou decanatos, aos quais competirão se for
o caso, avaliar esses dados e gastos - podendo-se se citar também por exemplo
recibos de passagem que deverão ser apresentados, comporão o conjunto final e
terão tramitado por locais diversos.
Manuais
Finalidade : informar sobre as diretrizes a
serem aplicadas por quem interessar às atividades de criação de cursos de
pós-graduação.
Tipo: manual de criação de cursos de
pós-graduação
Suporte: papel / Livro
Formato: livros/ meio eletrônico - a certificar
Forma: originais
Gênero: textual / digital
Função: orientação basicamente a respeito da
criação de curso de pós-graduação.
Sinais de validação: pode-se ter em mente
atestar a veracidade desses manuais pelo aspecto do uso ser em site confiável
da própria universidade – por estar no site, o documento é válido - além de
constar, no próprio manual, nomes que identificam os setores responsáveis pelas
diretrizes discutidas nele.
Conteúdo: critérios e orientações para a
criação dos cursos de pós-graduação.
Tramitação: manual pode ser tramitado depois
de conferido e avaliado para as respectivas universidades a quem interessar as
diretrizes sobre o desenvolvimento da pós- graduação nele discutidas e além disso, para determinados setores da
UnB - departamentos e faculdades ou a
quem interessar – que são passíveis evidentemente de destino dessa documentação
para o desenvolvimento de suas próprias pós-graduações.
Plano de Trabalho
Finalidade: Indicar a banca o planejamento
para a execução do trabalho, tema, cronograma e resultados esperados; Organizar
o trabalho.
Tipo: Plano de trabalho;
Suporte: Papel;
Formato: Formulário;
Forma: Original
Gênero: Textual;
Função: demonstrar como será organizado. Sempre
informar, a quem for de competência saber, sobre as atividades previstas para
algum planejamento, algum programa de desenvolvimento, por exemplo.
Sinais de validação: Logotipo da Universidade
de Brasília e do Decanato de Pós Graduação, correta disposição das informações;
Conteúdo: área do conhecimento (Exatas,
Humanas, Vida), Título do Projeto, Nome do, Orientador, Unidade
Acadêmica/Departamento do orientador, Título do Plano de Trabalho, Nome do
Aluno, Matrícula do Aluno, Introdução ao Plano de Trabalho, Metodologia do
Plano de Trabalho, Resultados Esperados na Execução do Plano de Trabalho,
Etapas e Cronograma de Execução do Plano de Trabalho, Referências
Bibliográficas;
Tramitação:
procede para avaliação com o objetivo de
se qualificar o plano e sua execução sob aspectos diversos.
Ata de reunião de 25/2011 – análise de
projetos
Finalidade: conceber as propostas , decisões
e possíveis atividades (com data previstra ou não) para o desenvolvimento de
algum planejamento ou modificação de algum programa ou de algo feito
anteriormente, para melhorias na área de pós graduação e pesquisa.
Tipo: ata de reunião
Suporte: papel /meio digital
Formato: papel avulso quando impressa
Forma : original pelas assinaturas, se não
tivesse não seria
Gênero: textual/digital
Função : informes sobre a reunião para
decisões envolvidas com temas da pós
Sinais de validação: assinaturas, disposições
de informações aos padrões da Universidade.
Conteúdo : informações sobre a finalidade da reunião, e explicitamente, os
componentes da discussão referente a análise de projetos em destaque.
Trâmite: sem trâmite aparente. Vinculou-se ao
desenvolvimento da discussão pessoas de várias localidades mas não há indício
de que o documento tramitou para fora das dependências do decanato para ser
assinado.
Editais
Finalidade: informar sobre a divulgação,
desenvolvimento ou implementação de
diferentes critérios, participação de entidades e aspectos de programas
diversos para a sustentação da pesquisa universitária.
Tipo: Diversos. Ex: edital de fomento a pesquisa
internacional, edital de bolsa para doutorado/mestrado, edital para o
desenvolvimento de trabalhos de campo, entre outros.
Suporte: papel/meio digital
Formato: papel /livro
Forma: original
Gênero: textual/digital
Função: possibilitar oficialmente o início de
atividades especificamente voltadas ao fomento científico, de pesquisa ou da
pós-graduação em diferentes aspectos.
Sinais de validação: disposições de informações aos padrões da universidade;
quando em meio digital, a validação é vinculada a sua presença no site da
própria universidade.
Conteúdo : seu cabeçalho, os nomes dos responsáveis
pela implementação , os responsáveis dos setores aos quais se vincula o
determinado edital ou aos quais ele afeta, datas, informações legais além de disposição de critérios específicos,
entre outros.
Tramitação: a diferentes universidades,
institutos ou demais faculdades, da universidade ou não, a quem possa
interessar o desenvolvimento da pós graduação e da pesquisa.
Planejamento
07/04/2012 a
12/4/2012
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Conhecimento maior
sobre o decanato - legislação pertinentes ao setor
Reunião para
análise de dados levantados/
desenvolvimento
do trabalho - aspectos de documentação e escolha de normas relevantes.
Aplicação do modelo de análise baseado no modelo
SAA (análise dos caracteres SAA)nos Documentos selecionados
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14/04/2012 a
15/4/2012
16/04/2012
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Ler textos
que ajudem na melhoria da análise feita em relação a SAA e
discussão
sobre diretriz geral para o nosso
setor
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16/4/2012
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diretriz geral
para o nosso setor
e se possível
postagem.
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17/04/2012 a
19/04/2012
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Leitura de
textos recomendados
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com melhorias
desse modelo prévio quando aplicado o nosso modelo ao setor estudado -
aplicação posterior, atividade posterior
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24 a 28/4
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Agendamento de
visita a DPP e Elaboração de questionário para visita
Visita ao
decanato DPP
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28/4/2012
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Aplicação do modelo de análise baseado no modelo
SAA nos Documentos selecionados
com melhorias desse modelo prévio quando
aplicado o nosso modelo ao setor estudado - aplicação posterior,
atividade
posterior
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Atividade – diretriz
e orientações ao setor
Em
termos de diretriz geral,
o grupo vai se interessar pela associação
direta dos aspectos de teoria aos fatores encontrados nas documentações e pela
análise dos vínculos que tem o Decanato de Pesquisa e Pós-graduação com outras
entidades dentro ou fora da universidade sendo essas as diretrizes para
melhoria em relação ao estudo da documentação pertinente.
Pode-se dizer que o grupo tentará
melhorar as análises feitas pela saa usando a concepção correta dos caracteres
diplomáticos no sentido de se evitar confusões feitas no site - como por
exemplo a parte relacionada a determinadas declarações em destaque que são vinculadas equivocadamente
ao conteúdo e não a, com uma verdadeira análise diplomática, concepção de tipo
documental. Dessa forma se tentará o
aprimoramento das análises através de, não somente aprimoramento quantitativo
por meio de análise exaustiva de características diplomáticas, como também
qualitativo pela real compreensão dos documentos e o que os caracteriza
diplomaticamente.
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Em termos de nossas proposições e conselhos voltados mais
diretamente para o DPP e suas atividades referentes a gestão documental que realiza
O grupo propõe, a princípio, que o
decanato tenha cuidados no sentido da conservação, da precaução contra
indevidos usos de documentos, das instalações das estruturas mais próximas à
documentação, do trâmite e do ponto de vista da relação de suas atividades e de
outros decanatos com os documentos sob sua gestão.
O Decanato assim como qualquer outro ente
administrativo da universidade necessita de se preocupar com a documentação que
produz sendo as práticas de apoio à conservação dos documentos essenciais para
o seu bom funcionamento. O correto manuseio dos documentos maiormente daqueles
a serem tomados sob custódia, se relaciona com essa conservação. É importante
que a gestão, que a organização das atividades do setor, se baseie na adequação
em relação ao local dos documentos e aos suportes que os envolvem devendo estes
deixá-los estáveis em sua conservação, protegidos de forma geral.
Deve-se pensar em outros dois pontos, tangentes a estrutura e
movimentação de documento, tendo-se inclusive como foco o bom funcionamento da
dinâmica de trabalho. A estrutura do setor deve ser estudada para um tratamento
adequado dos documentos. O decanato deve pensar nessas estruturas como algo
fundamental. Além disso, o transcurso dos documentos, como se pode observar na
análise de parte de sua produção (formulários, por exemplo) que pode tramitar
para outro local na própria universidade, observadas as devidas competências,
deve ser verificado. As ações de envio de documento merecem especial atenção. É
importante tomar cuidado com o envio como um todo. Deve o decanato observar a
integridade do conjunto enviado, certificar-se sobre a garantia de que não se
terá perda com a tramitação pretendida e que com as destinações para fora do
setor, não se tem prejuízo para o mesmo, observando-se os bastante usados
relatórios ou protocolos de envio e as cópias dos documentos e desses registros
que se fizerem necessárias.
É bom que a pós-graduação também, a
princípio, observe seus materiais e aspectos de rotina e comportamento
funcional. Se seus funcionários e entes
próximos de apoio como secretarias e demais setores formalmente vinculados ao
DPP cooperam com as atividades deste Decanato, sendo pertinente, por exemplo,
verificar se um possível acúmulo de documentos não se dá por procedimento com
errônea execução ou por burocracia indevida de algum outro setor ou decanato.
Postagens
