Questões de Diplomática

                                           (http://agoraumpoucodetudo.blogspot.com.br)

1 – Quais espécies documentais existentes no Cedoc?

As principais espécies documentais presentes no cedoc  são: Atos, atas, convênios, relatórios, editais,memorandos, ofícios, pareceres,dossiês, processos, ementa, contrato, folha de freqüência, convite,protocolo,notas, recibo, crachá,regimento, regulamento,jornais, projetos

2 – Quais as correspondentes funções de tais espécies?

Atos: representam diversas decisões da reitoria a respeito das questões que permeiam a Universidade. Designam, autorizam, criam, extinguem, homologam, concedem, etc.

Atas: tem a função de registrar pontos importantes de determinado evento. EX: Atas de reunião entre CEDOC e reitoria, atas de reunião do corpo deliberativo do Centro , atas dos diversos setores que são transferidos para o CEDOC.

Convênios: representam um acordo feito entre duas partes para um objetivo mútuo.

Relatórios: Tem a função de registrar detalhadamente e objetivamente o que foi feito fruto de atividade.

Editais: Função de passar regras, procedimentos, avisos, de forma oficial para ser publicado.

Memorandos: Comunicações breves com informações rápidas de forma formalizada.

Ofícios:  comunicação interna entre autoridades de diversos níveis.

Pareceres: Função de dar a resposta de um especialista sobre algo, ou uma análise, julgamento.

Dossiês: Reunir documentos sobre uma pessoa, ou uma coisa.

Processos: Conjunto de documentos que se encaminham a um órgão oficial para análise, prova, etc

Ementa: Descrever o que vai ser apresentado no semestre, como programação de aulas, separação de notas, bibliografia usada, etc.

Contrato:  Firmar um acordo entre duas pessoas, representa a formalidade entre o mesmo.

Folha de Freqüência: Função de registrar freqüência de servidores, bolsistas e estagiários da instituição.

Convite: Formalizar o ato de convidar.

Protocolo:  documento que acompanha outros documentos e serve para registrar a tramitação de um documento.

Crachá: Identificar quem trabalha e as funções que exerce ou quem transita pela instituição.

Notas: Registrar transações, forma de comprovar que algo ( um acontecimento, compra, despesa, etc.)

Recibo: Comprovar recebimento de algo por meio registrado.

Regimento: Forma de registrar regras estabelecidas e que precisam ser cumpridas por uma instituição, evento, etc.

Regulamento: Função de registrar normas e conjunto de regras.

Jornais: Registrar os acontecimentos internos e externos a instituição. Comunicação.

Projetos – documento que tem a função de iniciar a execução por exemplo das estruturais do centro e também de auxiliar nos estudo sobre mudanças pretendidas posteriormente.

3 – Quais os tipos documentais existentes no Cedoc?

Os tipos documentais existentes no cedoc são: Atos da reitora, Atos do conselho Diretor, Atos do Conselho de Administração, Atos de Coordenação, Atos de decanatos ( Administração, finanças, direito),regimento interno da Universidade, regimento interno dos departamentos,  Convênio da FUB com instituições diversas, Pareces  da PJU,Requisição de passagens, pareces da PJU referentes a Justiça Federal, Pareceres da PJU referentes a precatória, Preces da PJU referentes aos processos da Justiça de Trabalho, registros de diploma, Instrução da Reitoria, Dossiê Alfabetização Solidária, folhas de pagamento de servidor, Folhas de freqüência de estagiário, servidor e bolsista, solicitação de requisição de passagem,  Notas fiscais, jornais de comunicação interna da UnB, ementa de disciplinas, editais de concurso,Pareceres da PJU de reclamações trabalhistas, notas de empenho

4 – Relacione as séries documentais do arquivo do Cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.

Fase de corrente

. Folha de pagamento de estagiário, servidor e bolsista.

.Avaliação de Estagiário

.UnBDOC  ( protocolo)

.Solicitação de serviços e materiais

.Folha de freqüência de estagiários, bolsistas e servidores.

.Crachás de servidores, estagiários, bolsistas e visitantes.

.Requisição de pesquisa , empréstimo e consulta de documentos.

Fase Intermediária

.Documentos de protocolo ( UnBDocs)

. Memorandos, ofícios.

.Convites.

.Solicitação de materiais, passagens, serviços, etc.

. Documentos do fundo DGP ( folha de freqüência de estagiário, servidores, prestadores de serviço; folhas de ponto)

Fase Permanente

. Série Atos da Reitora

.Resoluções da Reitoria

.Instrução da Reitoria.

.Resoluções do Conselho Diretor

.Resoluções do decanato de administração e finanças.

.Resoluções e instruções de diversos decanatos e setores da Universidade.

.Pareceres da PJU

.Convênios do SCO ( Setor de Convênio)

5 – Sugira um plano de classificação para os documentos do Cedoc.

O Cedoc, abriga documentos da área meio e área fim da UnB como um todo (o que inclui a área meio e fim também do próprio Cedoc). Para tal, o Plano de Classificação deve abrigar toda essa documentação e ter espaço para abrigar novos documentos surgiram no futuro, visto que cada vez que a UnB se torna mais complexa na realização de suas atividades, mais e mais documentos serão criados para atender suas futuras demandas. Um Plano de Classificação ideal para o Cedoc  deve estar ligado a Tipologia, assim você separa com mais detalhes a documentaçào e permite uma melhora nos mecanismos de busca. O Plano de Classificação seria baseado nas tipologias e seres documentais pois assim abarcaria todos os documentos, sua organicidade e suas peculiaridades.

Como exemplo da classificação temos:

É possível perceber que a tipologia ( Pareceres da PJU)  se divide em duas áreas(Justiça do Trabalho e Justiça Federal) e elas por sua vez tem suas divisões. Com essa divisão os documentos são tratados de forma a receber uma classificação de acordo com sua função e subordinado a tipologia o que facilitaria um tratamento das séries e dos fundos documentais de forma geral.

6 – Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no Cedoc?

Em um primeiro momento podemos notar que o espaço físico do Cedoc é limitado, sugeriríamos um estudo da disposição do mobiliário de forma a facilitar o acesso e o trabalho no arquivo, além de se criar um planejamento para prevenção de sinistros.  Seria interessante realizar uma campanha de divulgação do Cedoc e sua importância junto a administração da Universidade de Brasília, pois como notamos na pesquisa realizada pelo jornalista, o desconhecimento em relação a própria existência do Cedoc pode ser nociva e dificultar o desenvolvimento de atividades e até mesmo possíveis apoios e parcerias que beneficiariam a UnB.