Trabalho Final!!!!

É isso ai galera chegamos ao final da caminhada neste semestre conturbado, esperamos que tenham gostado do trabalho efetuado ao londo desses meses e que saibam que tenham aprendido conosco um pouco mais sobre diplomática e tipologia documental. Nesta postagem vocês terão acesso ao nosso trabalho final, "Mapeando o PIBIC", em primeiro momento ele estará disponibilizado no Google docs Aqui e Aqui  no formato PDF e XENA, posteriormente estaremos disponibilizando em formato PDF pelo 4shared e no formato XENA pelo mesmo.

Agradecemos pela atenção e saibam que pretendemos eventualmente dar seguimento ao Blog já que é um projeto que não tem fim!

Obs.: Para extrair o arquivo XENA faça o download do programa Aqui!

Explicando o trabalho final

                                                                 Fonte da Imagem

Olá pessoal que acompanha o PósDiplomática!

Estamos na reta final do curso e já estamos preparando nosso trabalho final que tem como foco o PIBIC ( Programa de Iniciação Científica da Universidade). O nosso trabalho tem como objetivo principal estudar os processos (ou melhor, aqueles passos que poderiam constituir um processo) de tramitação que fazem parte do PIBIC, suas normatizações, documentos e etc, fazendo uma passagem por todos os documentos que fazem parte desse processo e que são indispensáveis pra sua execução. Ao final de toda essa trabalheira faremos uma proposta de normatização.

PIBIC

A principio podemos destacar o programa: o PIBIC, Programa desenvolvido a partir da necessidade de despertar o  talento cientifico  e investir na expansão de docentes envolvidos com o processo traz consigo a necessidade de boa gestão sobre a Iniciação Científica, haja vista a amplitude do próprio programa e com a estruturação que possui ( envolvendo uma universidade federal, agencias de fomento e tudo mais). Além disso, e mais importante para o interesse do próprio blog, a análise em si da movimentação de documentos que envolvam o desenvolvimento do programa é de interesse de estudo para os responsáveis pela referida gestão.

Há alguns documentos, nessa lógica da iniciação científica, bem importantes e que merecem atenção. Deve-se falar do caráter digital dos procedimentos envolvidos com a iniciação cientíca da UnB – e é a mesma realidade das várias instituições , até mesmo por ser, como veremos mais a frente, recomendação de importante regulamentação instituída pela própria agencia CNPq.

Os documentos que merecem destaque dentro dos processos no PIBIC são:

No processo de inscrição:

    Resumo do projeto de pesquisa;

    Plano de trabalho para cada estudante;

    Currículo Lates (CNPq); (na inscrição do coordenador)

    Caso envolva animais deve ser anexado aprovação do comitê que componha o sistema CEP/CONEP;

Processo: Etapas e Critérios de Seleção

   Etapa 1 – Análise preliminar Eliminatória: Verificação de atendimento de pré-requisitos ( Comitê Interno Gestor)

   Etapa 2 – Avaliação e seleção de canditadura:

A)   Perfil do orientador

B)   Mérito científico da proposta: Resumo do projeto de pesquisa do docente, Plano de trabalho de cada aluno;

C)   Se já houver sido aprovado por agência pública de fomento  de pesquisa a candidatura  receberá nota máxima;

Etapa 3 – Acompanhamento de candidatos

Etapa 4 – Resultado Final

Normatizações em destaque e evolução sobre  o Programa de póss graduação

Pode-se dizer que o programa em termos de instrumentos normativos vem se aperfeiçoando. A universidade, por meio do DPP, e competências afins, é responsável por algumas regulamentações que dão margem apara se pensar em uma evolução em relação ao programa obtida nos últimos ano. O estudo de importantes  resoluções que mostram isso é importante:.

Resolução DPP 4/2006

Resolução DPP/4/2009

Resolução CPP 1/2011

Resolução CNPq 7/2006

Referências

http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/dific/2012/EditalAcoesAfirmativas2012-2013.pdf edital

Disponível em : <http://www.prppg.univasf.edu.br/arquivo/pic/resolucao_17_2006.pdf> Acesso em:  21 de jun. 2012resolução CNPq

 Disponível em  <http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/dific/legislacao/Resolucao%20%20001-2011%20CPP-DPP.pdf>  Acesso em 19 de jun. 2012.

Disponível em: <http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/dific/legislacao/resolucao_42006.pdf > Acesso em 19 de jun. 2012.

Disponível em: <http://www.unb.br/administracao/decanatos/dpp/dific/legislacao/resolucao_042009_ProIC.pdf >  Acesso em 19 de jun. 2012.

Análise de materiais não-convencionais!

                                            (Imagem disponível em http://www.agecin.com.br)

Falaaaaaa galera que acompanha nosso blog, essa semana vamos trazer para vocês um exercício interessante proposto por nossa monitora Laila. A atividade consistia em analisar suportes não convencionais (veja a proposta Aqui), e acabamos ficando com a instituição fictícia Rádio Informação. Sem mais demora vamos ao exercício.

Modelo de análise diplomática e tipológica de materiais não convencionais de arquivo

Em um arquivo podem existir vários tipos de documentos e materiais, desde os mais convencionais como papéis, até os não convencionais, como os CDs, arquivos digitais, vinis, e etc. Esses materiais precisam ser tratados adequadamente para que não haja perda da informação e que seja possível  recuperá-los quando for preciso.

A empresa fictícia pela qual ficamos responsáveis pela análise foi a “Rádio Informação”, que é uma rádio acadêmica, formada por alunos de diversos cursos de graduação da UnB. A Rádio tem como objetivo transmitir as notícias referentes à comunidade acadêmica e produção científica, além de produzir programas sobre cultura e história. Baseado nisso separamos as séries documentais e optamos por realizar a análise da série Script do programa papo científico. Abaixo segue o exemplo do formulário utilizado na análise diplomática e tipológica da série. 

Série: Identificação da série;

Descrição: Identificação do conteúdo do documento;

Espécie: Explicação do que é o documento;

Produtor: Pessoa ou instituição que reuniu a documentação/acervo;

Trâmite: Sequência de processos necessários para criação da documentação;

Função arquivística: Motivo pelo qual a série foi guardada no arquivo;

Função administrativa: Motivo para o qual a documentação foi criada;

Suporte: Material utilizado para confecção do documento;

Forma: 

A forma é importante pelo fato de ser plausível identificar se é original ou cópia;

Formato: 

É relevante pelo fato de ser necessário saber a configuração física, e esta depende do suporte e da manipulação que se teve para criá-lo;

Autor: Pessoa responsável pela produção do documento;

Data tópica: Local de criação do documento;

Data cronológica: 

Importante para se ter noção do período em que o documento foi produzido e necessário para a avaliação

;

Legislação: Legislação que influenciou na criação do documento ou que estipule prazos de guarda etc;

Séries relacionadas: 

Relevante para identificar a organicidade e relacionamento dos documentos das séries com os demais documentos;

Acesso: Nível de acesso permitido ao documento;

Idioma: Língua na qual o documento foi criado;

Conservação: Condições para possíveis manuseios e acondicionamento dos documentos;

Número de exemplares: Quantidade de exemplares disponíveis;

Com base nesse modelo partimos para a análise e como resultado obtivemos a seguinte análise:

Série: Script do Programa de Papo Científico;

Descrição: Não identificado;

Espécie: Script de programa de rádio;

Produtor: Rádio Informação;

Trâmite: Elaborado pelo produtor do programa. Aprovado pelo diretor e repassado ao apresentador (radialista);

Função arquivística: Comprovar a forma como foi conduzido o programa de rádio;

Função administrativa: Conduzir o programa de rádio;

Suporte: papel;

Forma: original;

Formato: caderno;

Autor: Não identificado;

Data tópica: Universidade de Brasília;

Data cronológica: Não identificada;

Legislação: Não se aplica;

Séries relacionadas: Projeto do programa, roteiro do program, lista de convidados etc;

Acesso: Restrito;

Idioma: Português;

Conservação: Acondicionar em papel de ph neutro, pasta suspensas, ambiente climatizado, livre de umidade e livre de contato direto com o sol;

Número de exemplares: Não identificado;

Referências:

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia.  Trad. Manuel Vázquez.  Carmona (Sevilla): S&C, 1996.  (Biblioteca Archivística, 5).

GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID.  Tipologia documental municipal 2. Arganda del Rey: Ayuntamiento de Arganda del Rey, 1992.

GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID.  Manual de tipologia documental de los municipios.  Madrid: Consejeria de Cultura de la Comunidad de Madrid, 1988. (Archivos, Estudios, 2).

DI PIETRO, L. e CARVALHO, N. Organização de documentos audiovisuais e imagéticos:
 uma abordagem em diplomática e tipologia documental. Monografia de Graduação em Biblioteconomia. UnB. 2010. Acesso através dehttp://digifotoweb.blogspot.com.br/2010/11/alunas-de-biblioteconomia-fazem.html

Atividade em sala - modelos de tipologia documental

 

                                                         fonte: culturadigital.br - google.




 - Lista dos modelos estudados : Cataluña, Ayuntamento de Barcelona e Aragón


Modelo
Cataluña

1 – Organismo: Editora Eduem;
2 – Descrição da documentação:  
      Série documental: Marcador de texto;
      Ordenação: não contém;
      Datas extremas:
            Data tópica: Maringá;
            Data cronológica: não contém;
      Função administrativa: Divulgação, Publicidade;
      Âmbito legal: Não contém;
      Documentos formam o processo: O livro, o registro na editora;
      Metros lineares: -
      Series antecedentes: Desconhecida;
      Series relacionadas: Desconhecida;
      Documentos: Não contém;
      Suporte: Papel;
      Suporte de substituição: Não se aplica;
3 – Valor da documentação
      3.1 – Para administrativo, Legal, Jurídico, Fiscal: Administrativo;
      3.2 – Histórico: Nenhum;
4 – Acesso à documentação : Ostensivo;
5 – Proposta de descarte e eliminação: Corrente;

Modelo
Ayuntamiento de Barcelona

A - Descrição
  1 - Denominação da série: Marcador de texto publicitários para registro de Publicidade - A666;
  2 - Escritório Produtora: Editora EUEM;
  3 - Finalidade da gestão: Divulgar lançamento de livros
  4 - Procedimento Administrativo: Produção do livro, produção de marcadores de texto para divulgação;
  5 - Legislação: Não contém;
  6 - Documentos que formam o processo: Toda a documentação necessária para a produção do livro;
  7 - Séries Antecedentes ou relacionadas: Livro;
  8 - Documentos recaptulativos: Relacionados à série;
  9 – Documentos duplicados: Relacionados à série;
 10 - Tipo de processo: Divulgação;
 11 - Vigência Administrativa: Enquanto durar;
 12 - Acesso: Ostensivo;
 13 - Data limite: Não contém;
 14 - Forma de ordenação: Códigos, cronológica, cor, etc;
 15 - Tipos de suporte: Papel, vários;
 16 - Aplicação informática: Não se aplica;
 17 - Localização da documentação: Onde estiver localizado no arquivo/Código;
 18 - Observações: Não é possível identificar o contexto arquivístico do conjunto documental;
 19 - Pessoas que podem acessar a informação: Todos;

B – Avaliação

 Critérios: 3 cópias;
 Propostas: Divulgação de lançamento de livros;
 Observações: Não é possível avaliar o documento sem o contexto; 
 Data:
   Cronológica: Não;
   Tópica: Maringá;
 Assinatura: UEM

Modelo
Aragón

1 - Código: Não contém;
2 - Tipo Documental: Marcador de texto;
3 - Transferência: Não contém;
4 - Prazo de Conservação: Não contém;
5 – Acesso: Ostensivo
6 -  Prazo: Não contém;

Segue ainda uma proposta de modelo para análise tipológica de documentos

Modelo  Pós-Diplomática

1 – Descrição:
a) Organização emissora; editora Eduem
b) Série:  Marcadores Eduem
c) Tipo: mardcadores para textual
d) Função arquivística/ administrativa;
e) Datas cronológica: não
f) Data tópica: UEM
g) Trâmite: publicação do livro, ordem de serviço, projeto de marcadores, comprovantes de impressão dos marcadores;
h) Sinais de validação; nome da editora , logo da Universidade Federal e da editora;
i) Especie: marcadores;
j) Gênero: textual/imagetico;
k) Suporte: papel ;
l) Forma: originais;
m) Formato: marcador/folheto;
n) Acesso: ostensivo;

2 - Eliminação: enquanto durar

3- a) Obsevações: sem observações;
    b) Assinaturas: apenas marca da Universidade;



Referências bibliográficas:

RUIPÉREZ, Mariano Garcia. Tipología y séries: cuadros de clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2) cap. 1.3, p. 41-47.

   

Diplomática e Tipologia em Ação!

                                                   (http://gabbyestevao.blogspot.com.br)

Caracteres externos

1.Suporte: Papelão

2.Forma: original

3.Formato: Capa de disco

4.Gênero: Textual/ Imagético

5.Idioma: Inglês.

 6.Sinais: nome do disco, nome da música, autógrafo do Freddie Mercury, número de série no canto inferior esquerdo.

Caracteres Internos

1.Função: Comprobatória ( de que o disco foi gravado) e recordação ( pelo autografo), também comprova o autor da trilha sonora do filme.

2.Data tópica: Não possui.

3. Data Cronológica: Não possui.

4. Tramitação: Não possui.( Documento fora de contexto)

5.Texto: Nome do Disco, nome da música , informações sobre o álbum , autógrafo, e imagem do rosto do cantor Freddie Mercury, Título do filme.

Comentário

Como o documento não está inserido em um contexto específico fica difícil delimitar sua real função, sua tramitação, quem produziu ou quem tem a custódia deste documento. Porém existem outros elementos diplomáticos extrínsecos que podem ser identificados facilmente.

Referências

GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Tipología y séries documentales: cuadros de clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2)

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia.  Trad. Manuel Vázquez.  Carmona (Sevilla): S&C, 1996.  (Biblioteca Archivística, 5).

CEDOC e os Detetives!

                                                            (http://br.freepik.com)

O Centro de Documentação Universidade de Brasília tem por finalidade recolher, preservar e garantir o acesso aos documentos arquivísticos de valor permanente produzidos e acumulados pelas áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília. Mas segundo as conclusões tiradas pelo nosso jornalista a visão do CEDOC não é bem essa pela sociedade em geral, foi entrevistado uma pequena amostra: Foram feitas perguntas sobre o que é o cedoc? O que guarda? Quais documentos? Abaixo os entrevistados e suas considerações.

1.           Tatiana- Mestranda da Tecnologia

Acredita que o estado de guarda da documentação existente no CEDOC é caótico, que devem ocorrer perdas frequentes de documentação. Para ela, se fosse necessário fazer uma pesquisa para adquirir referência documental o correto seria procurar a reitoria. Ela acredita que entre os documentos armazenados no CEDOC encontram-se Plantas baixas de edifícios da Universidade de Brasília, Projetos de alunos e documentos da administração da UnB, mas os documentos pessoais de alunos funcionários e professores são mantidos na reitoria.

2.           Flávio – Xerox do pavilhão Multiuso

Acredita que entre os documentos armazenados no CEDOC encontram-se Plantas e projetos de construções da UnB, Quadros de funcionários, Livros de grandes autores, teses de doutorado. Para ele o CEDOC é o Centro onde ocorre a organização da documentação da UnB.

3.           Kátia- Funcionária do Interfoco

Acredita que o CEDOC é o Museu da UnB e que para lá vão as documentações de todos os departamentos da UnB.

4.           Sara – Aluna de Física

Para ela os documentos da UnB vão para o CEDOC, onde são organizados por data, relevância e ordem alfabética (não necessariamente nessa ordem), entre esses documentos estão dados dos alunos, provas e dados dos professores.

5.           Marcos – Aluno de matemática

Acredita que as documentações ficam armazenadas em cada departamento, porém já ouviu falar do CEDOC, mas não saberia dizer do que se trata. Acredita que a documentação encontra-se em péssimo estado. Para ele entre a documentação armazenada no CEDOC encontram-se Históricos escolares, Comprovantes de matrículas entre outros.

O Analista Tecnológico, que ficou responsável por buscar informações sobre o CEDOC na internet, descobriu o site (http://www.cedoc.unb.br/) que possui informações diversas sobre a estrutura, função, mudanças futuras (Arquivo Geral), missão visão, e muitas outras informações. De forma geral encontrou-se sobra a história da instituição, sua vinculação com a Universidade e seu acervo.

 Sobre o CEDOC:

A criação do CEDOC: era provisoriamente centro de documentação e arquivo da universidade. Atualmente é órgão de assessoramento da reitoria diretamente.

Vai passar a ser o arquivo de fato atuando como arquivo geral da universidade ocorrendo com isso mudanças estruturais com o objetivo de atender toda a UnB.

Sua finalidade é implementar a gestão na FUB/UnB e tem a visão de se tornar referência nas políticas de gestão de documentos no âmbito universitário.

Sobre o acervo:

É composto de documentação de caráter intermediário e permanente majoritariamente (há trabalhos de microfilmagem no Centro). A organização do arquivo de modo geral se dará com base no código de classificação do Conarq, sendo a descrição do acervo e sua guarda definidas por códigos e tabelas do órgão. Há documentações de cunho corrente e séries importantes que merecem destaque como os registros de documentação em protocolo e documentação referente a pessoal do Cedoc que deve ficar no centro. Elas serão visualizadas em breve pelo público no sitio do Centro que está ainda em estruturação juntamente com demais documentação integrante do acervo. Os atos de reitoria nesse sentido são bem importantes constituindo uma série destaque no acervo.

O Observador tirou a conclusão de que o CEDOC é um grande aplicador da Tabela do CONARQ e o que temos lá em termos documentais, está estritamente vinculada a Universidade em sua área fim (Ensino, Pesquisa e Extensão), da Área Meio, só pude observar mesmo os Atos da Reitoria, e os documentos produzidos pelo próprio cedoc que estão na fase corrente.Da área fim, pude observar dossiês de alunos de pós-graduação, alguns documentos relativos a DEX, cujo desconhecimento do plano adotado não me permite inferir que tipo documental de encontra nas caixas, por mais que eu possa ver uma descrição no espelho (que é bem sucinta). também observei enorme massa documental da DPP, porém sempre de forma superficial sem poder ter contato com a documentação, apenas pelo lado de fora.

Questões de Diplomática

                                           (http://agoraumpoucodetudo.blogspot.com.br)

1 – Quais espécies documentais existentes no Cedoc?

As principais espécies documentais presentes no cedoc  são: Atos, atas, convênios, relatórios, editais,memorandos, ofícios, pareceres,dossiês, processos, ementa, contrato, folha de freqüência, convite,protocolo,notas, recibo, crachá,regimento, regulamento,jornais, projetos

2 – Quais as correspondentes funções de tais espécies?

Atos: representam diversas decisões da reitoria a respeito das questões que permeiam a Universidade. Designam, autorizam, criam, extinguem, homologam, concedem, etc.

Atas: tem a função de registrar pontos importantes de determinado evento. EX: Atas de reunião entre CEDOC e reitoria, atas de reunião do corpo deliberativo do Centro , atas dos diversos setores que são transferidos para o CEDOC.

Convênios: representam um acordo feito entre duas partes para um objetivo mútuo.

Relatórios: Tem a função de registrar detalhadamente e objetivamente o que foi feito fruto de atividade.

Editais: Função de passar regras, procedimentos, avisos, de forma oficial para ser publicado.

Memorandos: Comunicações breves com informações rápidas de forma formalizada.

Ofícios:  comunicação interna entre autoridades de diversos níveis.

Pareceres: Função de dar a resposta de um especialista sobre algo, ou uma análise, julgamento.

Dossiês: Reunir documentos sobre uma pessoa, ou uma coisa.

Processos: Conjunto de documentos que se encaminham a um órgão oficial para análise, prova, etc

Ementa: Descrever o que vai ser apresentado no semestre, como programação de aulas, separação de notas, bibliografia usada, etc.

Contrato:  Firmar um acordo entre duas pessoas, representa a formalidade entre o mesmo.

Folha de Freqüência: Função de registrar freqüência de servidores, bolsistas e estagiários da instituição.

Convite: Formalizar o ato de convidar.

Protocolo:  documento que acompanha outros documentos e serve para registrar a tramitação de um documento.

Crachá: Identificar quem trabalha e as funções que exerce ou quem transita pela instituição.

Notas: Registrar transações, forma de comprovar que algo ( um acontecimento, compra, despesa, etc.)

Recibo: Comprovar recebimento de algo por meio registrado.

Regimento: Forma de registrar regras estabelecidas e que precisam ser cumpridas por uma instituição, evento, etc.

Regulamento: Função de registrar normas e conjunto de regras.

Jornais: Registrar os acontecimentos internos e externos a instituição. Comunicação.

Projetos – documento que tem a função de iniciar a execução por exemplo das estruturais do centro e também de auxiliar nos estudo sobre mudanças pretendidas posteriormente.

3 – Quais os tipos documentais existentes no Cedoc?

Os tipos documentais existentes no cedoc são: Atos da reitora, Atos do conselho Diretor, Atos do Conselho de Administração, Atos de Coordenação, Atos de decanatos ( Administração, finanças, direito),regimento interno da Universidade, regimento interno dos departamentos,  Convênio da FUB com instituições diversas, Pareces  da PJU,Requisição de passagens, pareces da PJU referentes a Justiça Federal, Pareceres da PJU referentes a precatória, Preces da PJU referentes aos processos da Justiça de Trabalho, registros de diploma, Instrução da Reitoria, Dossiê Alfabetização Solidária, folhas de pagamento de servidor, Folhas de freqüência de estagiário, servidor e bolsista, solicitação de requisição de passagem,  Notas fiscais, jornais de comunicação interna da UnB, ementa de disciplinas, editais de concurso,Pareceres da PJU de reclamações trabalhistas, notas de empenho

4 – Relacione as séries documentais do arquivo do Cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.

Fase de corrente

. Folha de pagamento de estagiário, servidor e bolsista.

.Avaliação de Estagiário

.UnBDOC  ( protocolo)

.Solicitação de serviços e materiais

.Folha de freqüência de estagiários, bolsistas e servidores.

.Crachás de servidores, estagiários, bolsistas e visitantes.

.Requisição de pesquisa , empréstimo e consulta de documentos.

Fase Intermediária

.Documentos de protocolo ( UnBDocs)

. Memorandos, ofícios.

.Convites.

.Solicitação de materiais, passagens, serviços, etc.

. Documentos do fundo DGP ( folha de freqüência de estagiário, servidores, prestadores de serviço; folhas de ponto)

Fase Permanente

. Série Atos da Reitora

.Resoluções da Reitoria

.Instrução da Reitoria.

.Resoluções do Conselho Diretor

.Resoluções do decanato de administração e finanças.

.Resoluções e instruções de diversos decanatos e setores da Universidade.

.Pareceres da PJU

.Convênios do SCO ( Setor de Convênio)

5 – Sugira um plano de classificação para os documentos do Cedoc.

O Cedoc, abriga documentos da área meio e área fim da UnB como um todo (o que inclui a área meio e fim também do próprio Cedoc). Para tal, o Plano de Classificação deve abrigar toda essa documentação e ter espaço para abrigar novos documentos surgiram no futuro, visto que cada vez que a UnB se torna mais complexa na realização de suas atividades, mais e mais documentos serão criados para atender suas futuras demandas. Um Plano de Classificação ideal para o Cedoc  deve estar ligado a Tipologia, assim você separa com mais detalhes a documentaçào e permite uma melhora nos mecanismos de busca. O Plano de Classificação seria baseado nas tipologias e seres documentais pois assim abarcaria todos os documentos, sua organicidade e suas peculiaridades.

Como exemplo da classificação temos:

É possível perceber que a tipologia ( Pareceres da PJU)  se divide em duas áreas(Justiça do Trabalho e Justiça Federal) e elas por sua vez tem suas divisões. Com essa divisão os documentos são tratados de forma a receber uma classificação de acordo com sua função e subordinado a tipologia o que facilitaria um tratamento das séries e dos fundos documentais de forma geral.

6 – Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no Cedoc?

Em um primeiro momento podemos notar que o espaço físico do Cedoc é limitado, sugeriríamos um estudo da disposição do mobiliário de forma a facilitar o acesso e o trabalho no arquivo, além de se criar um planejamento para prevenção de sinistros.  Seria interessante realizar uma campanha de divulgação do Cedoc e sua importância junto a administração da Universidade de Brasília, pois como notamos na pesquisa realizada pelo jornalista, o desconhecimento em relação a própria existência do Cedoc pode ser nociva e dificultar o desenvolvimento de atividades e até mesmo possíveis apoios e parcerias que beneficiariam a UnB.

Documentos ontem x Documentos hoje

Análise do Documento: Carteira de Identidade

(Imangem retirada de http://www.novomilenio.inf.br/santos/fotos265.htm )

 x

( Imagem retirada de  http://mipibuatenta.blogspot.com.br/2010/11/nova-carteira-de-identidade-nisia.html )

            A Cédula de identidade passou por diversas transformações ao longo dos anos, sendo acrescentadas e removidas informações, conforme as necessidades de cada época. No caso em questão, iremos analisar uma Cédula de Identidade de 1942 e o novo modelo aprovado em 2008 que deve substituir o atual padrão das carteiras de identidade.

            A Cédula de 1942 pertencente a sr. Margarida Lopez, contem várias informações para a identificação da sua portadora bem como sua validação como original. Nela podemos observar que os dados eram escritos a mão, embora os comandos de preenchimento de cada campo eram datilografados. Na identidade constava seu nome completo, filiação, data de nascimento, naturalidade, nacionalidade, cor da pele, cor dos olhos, um campo de observações para se registrar cicatrizes, marcas e etc, tipo sanguíneo, sua fotografia, sua assinatura, sua impressão digital do polegar direito, seu número de registro geral, a série e a sessão que emitiu o documento, além da data de emissão e assinatura do Chefe do Serviço de Identificação e informações sobre o órgão responsável pela emissão deste documento. Feita em papel.

            Já o novo formato da cédula de identidade brasileira (neste caso um modelo), nos mostra as seguintes informações sobre seu portador: nome completo data de nascimento, naturalidade, assinatura, número do RIC (Registro de Identidade Civil, em substituição do número de Registro Geral), sexo, filiação, assinatura, identificação do órgão que emitiu, unidade da federação que emitiu o documento, um chip para a leitura digital do documento e armazenamento de informações e ao verso temos a reprodução da digital do polegar direito, seu CPF, número do RG, número do título de eleitor, campo para observações, data de expedição, assinatura do responsável pela expedição, código de leitura ótica e o brasão de armas da república. Todo o documento é impresso por máquinas, mesmo os campos de assinatura foram preenchidos por uma impressora, através da digitalização das assinaturas. Feita em cartão de policarbonato.

            Podemos então a partir disto fazer uma comparação entre o modelo de 1942 e o aprovado em 2008 (que já esta valendo) sob diversos aspectos. Um aspecto interessante é o histórico, nele podemos observar a evolução da tecnologia no dia a dia. Em 1942 era difícil obter uma máquina de datilografar e o que predominava era a escrita a mão, podemos observar que o molde do documento vinha datilografado, mas era preciso preencher a mão o documento visto a dificuldade em se obter máquinas de datilografia. Já o modelo novo pode ser impresso em qualquer lugar, com uma impressora capaz de gravar dados em um cartão de policarbonato. Essa evolução também está intimamente ligada à necessidade de se agregar novas funções ao documento de identidade, pois a sociedade de 1942 era diferente desta de 2012, na qual nós precisamos de mais agilidade nos afazeres do dia a dia. Conforme diz no texto “Passaportes” a medida que novas necessidades foram surgindo, foi necessário mudar o documento para englobar tais necessidades. Observando ambos os documentos, podemos observar que em 1942 era necessário além da foto, descrever a pessoa para facilitar sua identificação. Hoje já não é mais necessário, visto que as fotografias (agora coloridas) Acreditamos que na parte histórica, ela demonstre justamente a evolução da sociedade, suas necessidades e a evolução da tecnologia e como isso afeta a vida do ser humano.

            Em termos administrativos, nada mudou em relação ao período de emissão das duas identidades, pois ambas ainda tem o mesmo intuito, são feitas pelo mesmo tipo ato... enfim o que mudou foram as tecnologias empregadas na emissão, mas o processo em si ainda é o mesmo.

            Nessa tendência temos que Diplomaticamente, pouco mudou, pois ambas seguem o mesmo objetivo: identificar o sujeito. Só realmente podemos observar mudanças no que diz respeito as informações impressas em ambas identidades que estão lá para suprir as necessidades de cada época em termos de identificação, bem como nos mostra que em cada época as tecnologias para validações eram diferentes e a identidade de 1942 é mais suscetível a fraudes do que a nova, visto que ela detém menos tecnologias para evitar fraudes (a nova detém marcas d’água por exemplo, coisa que a velha não detém).

            Os campos são um caso a parte e já vieram sendo explicados (indiretamente) ao longo do texto. Na identidade de 1942 havia necessidade de se confirmar certos aspectos das pessoas, embora houvesse a fotografia da mesma na identidade, esse fato se deve graças ao fato das fotografias naquele período, não serem tão nítidas quanto as de hoje e possivelmente em preto e branco, dai a necessidade de se declarar a cor da pele da pessoa, cor dos olhos, marcas e cicatrizes na face... os demais campos foram preservados até hoje por serem o extremo essencial para a correta identificação do sujeito em questão. Já a identidade nova, preserva os principais campos da anterior e traz alguns novos (como cpf, titulo de eleitor...) visando facilitar a vida de seu portador que pode substituir vários documentos, apresentando a cédula de identidade em seu lugar.

            A forma de registrar os dados (seus caracteres) é apenas um detalhe que é explicado pela evolução da tecnologia, que antigamente obrigava o emissor a escrever a mão, agora permite que ele escreva pelo computador. A necessidade de escrever os dados, não mudou, o que mudou foi a forma de registrar eles no documento.

            Dentro de um arquivo, a primeira tem uma função histórica por ser um exemplar único e possivelmente não ter mais identidades por ai desse período, já a segunda tem por função comprovar a execução de uma atividade por parte de seu emissor. Em ambos os casos elas competem ao arquivo do produtor, pois fazem parte do seu acervo particular de documentos de porte obrigatório. Sua emissão é uma obrigação legal e seu portador tem a obrigação de solicitar sua emissão e abrir um processo para a obtenção do documento. Sua função de caráter comprobatório, visa comprovar que seu portador é realmente quem ele diz ser, portanto deve ser arquivado até a morte do seu portador, sendo permitida sua eliminação após cumprir todas as obrigações legais para o registro de óbito de seu portador. Dentro de um arquivo, ela tem por função unicamente de comprovar que um individuo é ele mesmo nas mais diversas situações que isto for necessário, sendo que essa presença se dará sempre por cópia do documento, visto que o original único, pertence exclusivamente a seu portador e não deve ter outro original em nenhum outro lugar, apenas cópias (autenticas ou não).

             

Referencias:

GALENDE DÍAZ, Juan Carlos & GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Los pasaportes, pases y otros documentos de control e identidad personal em España durante La primera mitad Del siglo XIX: estúdio archivístico y diplomático. Revista Hidalguía. Madrid, n. 1, 2004 p.113-144. n 2, 2004, p.169-208.

Exercício feito por todos os membros do grupo ( Blener, Dyenison, Luiza e Victor).

Autenticidade e Veracidade...

                                             imagem disponível em (http://maisdehora.blogspot.com)

Imaginem a seguinte situação:

José Genuíno mudou-se para os Estados Unidos da América tentando escapar da dura vida do sertão brasileiro. Chegando aos E.U.A. logo consegue um emprego e rapidamente se estabiliza no país, contudo, graças as leis de imigração não consegue a permissão para permanecer no país. Dentro desse contexto ele decide obter um Green Card (visto de residência permanente) de uma maneira mais fácil. Por uma certa quantia em dinheiro ele decide forjar um casamento com Rachel (americana nata). Eles vão até um cartório e conseguem uma certidão de casamento válida e autêntica e dão entrada no processo de solicitação do Green Card. Para tanto eles precisão comprovar que o casamento é de fato verídico através de alguns documentos, entre eles fotografias, comprovantes de conta bancária conjunta, lista de compras de supermercado entre outros. Com o processo encerrado José obtém o Green Card. Nesse contexto o Green Card seria autentico e verídico? E a certidão de casamento?

Atividade Evolução...

                                                 imagem retirada de (http://www.passeiweb.com)

    O texto “Passaportes” faz uma relação entre os diversos contextos que passaram um mesmo documento, no caso em questão, os passaportes. O texto passa por toda trajetória e diferentes significados que o documento teve ao longo da história além dos aspectos legais que o moldaram. E trazendo para a realidade do título eleitoral, que é um documento de caráter probatório que comprova a inscrição na Justiça Eleitoral pra exercer o direito de votar e ser votado, as mudanças também ocorrem, principalmente nos caracteres externos ( conteúdo das informações dispostas do documento).

   O título eleitoral foi criado a mais de 100 anos pelo decreto 3.029 e trazia informações como a renda, pois naquele período só votava quem tinha uma renda de pelo menos 200 mil réis por ano. No início da república, com a liberdade de legislação sobre matéria eleitoral chegaram a existir 3 tipos de títulos de eleitor: um para eleições Municipais, um para eleições Estaduais e um para eleições Federais. Com a unificação do título em 1932 surgem novas modificações físicas como a impressão digital, a utilização de foto, e principalmente a inserção do voto feminino. Com o golpe do Estado Novo em novembro de 37, dado por Getúlio Vargas o processo eleitoral é interrompido e somente em 45 é realizado um novo realistamento. O título não trazia fotografia para agilizar o processo de alistamento eleitoral. Em 1986 surgiu o atual título eleitoral que possui nome do eleitor, data de nascimento, nº de inscrição, zona, seção, município, data de emissão, assinatura do Juíz eleitoral, assinatura ou impressão digital do eleitor.

    O título eleitoral tem a função de comprovar que um cidadão esta inscrito legalmente na Justiça Eleitoral, e pode exercer seu direito de votar e ser votado, além de ser um documento que assegura um direito. Sua função administrativa é a de inscrever os cidadãos na Justiça Eleitoral e dar a eles esse direito legal de exercer o voto. Pois sem esse documento o direito de votar se torna vedado.

    A análise arquivística desse documento depende do contexto de inserção do mesmo. No caso da função arquivística o título eleitoral no arquivo no Arquivo do cidadão esse documento servirá para comprovar a situação legal do cadastro com a justiça eleitora e a capacidade exercer o voto e ser votado, ou seja, o documento tem valor comprobatório pois comprova com base legal um direito assegurado e que é obrigatório, o voto. O título pode assumir, como no caso do título de Getúlio Vargas, em um arquivo pessoal como parte de uma história política de uma pessoa pública, sendo assim uma peça relevante para a compreensão de um fundo documental. Do ponto de vista diplomático o título teve diversas modificações ao longo da história do voto no país, fazendo uma análise podemos comparar as principais diferenças. Primeiramente no atual título não existe a necessidade de foto ou impressão digital (em caso de se tratar de cidadão alfabetizado),não existem os campos filiação,idade, estado civil, naturalidade e profissão, sendo substituídos pelos campos nome do eleitor, data de nascimento, nº de inscrição, zona, seção, município, data de emissão, assinatura do Juíz eleitoral, assinatura ou impressão digital do eleitor. Os sinais de validação também mudaram, o título de eleitor atual possui marca d´agua, assinatura do juiz eleitoral, brasão da república no alto à esquerda.

Características extrínsecas  - 1881Classe: textualSuporte: papelFormato: trata-se de um documento em formato de folha avulsa de aspecto particular.Forma: original

Características extrínsecas para 2012Classe: textualSuporte: papel e dimensões de papel especiaisFormato: formato específico (formato de título não mais de folha avulsa)Forma: original.

Referências:

Disponível em: <http://agencia.tse.jus.br> último acesso em 27/04/2012;

Disponível em: <http://www.vianensidades.com> último acesso em 27/04/2012;

GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Tipología y séries documentales: cuadros de clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2 )

 GALENDE DÍAZ, Juan Carlos & GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Los pasaportes, pases y otros documentos de control e identidad personal em España durante La primera mitad Del siglo XIX: estúdio archivístico y diplomático. Revista Hidalguía. Madrid, n. 1, 2004 p.113-144. n 2, 2004, p.169-208.